Castens erklæring om persondatabeskyttelse

 

Udgivet: 2018-05-15 

 

I 2016 blev en ny persondataforordning vedtaget i EU. Denne forordning erstatter den mere end 20 år gamle persondatalov. Dette bevirker, at vi opdaterer vores databeskyttelse og -anvendelse, samt måden hvorpå vi indhenter samtykkeerklæringer på vores gamle, nuværende såvel som fremtidige kunder. Med den nye forordning bliver vores kunders ret til databeskyttelse styrket og det stiller nye krav til måden, hvorpå vi håndterer personlige data på vores kunder.

I dette dokument gennemgår vi hvordan vi behandler dine persondata, men skulle der opstå spørgsmål, du har brug for at få afklaret er du mere end velkommen til at kontakte os enten på telefon: 32200444 eller mail: design@castens.comog vi besvarer med glæde dine spørgsmål. Er du i tvivl om, hvordan vi håndterer cookies kan du læse mere her: Cookies.  Ønsker du at læse vores standard handelsbetingelser finder du dem her: Handelsbetingelser.

Hvis du har købt en vare hos Castens i 2018, vil du vide, at vi har oprettet dig som kunde i vores kundekartotek og ligeledes meldt dig ind i vores Castens Club. Dette har vi fået mundtligt samtykke til, inden handlingen er foretaget. Har du handlet hos os tidligere, vil du ligeledes blive oprettet i vores database med dine oplysninger. Samtlige kunder vil dog få en mail, hvor det er muligt at give os samtykke til, at vi kan oprette eller beholde de data, vi har på vores kunder. Dette er måden, hvorpå vi kan sikre, at vi altid kan genfinde en ordre, for både at kunne genskabe den, hvis du mister den og fortælle dit forsikringsselskab helt nøjagtigt, hvad dit smykke var lavet af. Det gør det nemt for både os (når vi behandler din ordre) og for dig, når eller hvis du på et senere tidspunkt får brug for oplysningerne om netop dette smykke, eller hvis du skulle ønske at få lavet et nyt, hvor vi kan benytte os af de tidligere indtastede informationer.

Persondatabeskyttelsen omhandler også information, vi indsamler gennem besvarelse af mails og oplysninger givet telefonisk. Vi optager dog ikke telefonsamtaler og kan derfor kun indsamle data ved hjælp af nedskrevne noter, som kan henføres til den enkelte kunde.

Det kan ske, at vi ændrer erklæringen om databeskyttelse jf. gældende lovgivning, så hvis databeskyttelse er vigtig for dig, bør du med jævne mellemrum ajourføre dig ved at genlæse erklæringen. Hvis vi ændrer nogle forhold der kommer til at påvirke dig direkte (f.eks. hvis vi anvender dine data til andet end vi tidligere har oplyst), vil du blive underrettet om ændringerne, før de nye aktiviteter startes op.

Såfremt du ikke kan godkende denne erklæring om databeskyttelse, kan der være ydelser, vi ikke længere kan tilbyde dig. Det kan være genbestilling af smykker, udskrivning af tidligere fakturaer, nyhedsbrev, levering af smykker på din bopæl, eller opringning/email i forbindelse med, at din ordre er færdig og klar til afhentning. Vi har dog altid mulighed for at ekspedere din ordre og du har også mulighed for f.eks. at benytte dig af et dæknavn i vores kundedatabase, men dette kan dog også have betydning for, om vi kan være dig behjælpelig i forhold til din forsikring eller lignende.

Hvilke slags persondata indsamler Castens og hvorfor?

Lige så snart du har afgivet en ordre hos Castens, har vi indsamlet dit navn og dine kontaktoplysninger såsom emailadresse og/eller telefonnummer. Disse oplysninger bruges til kundegenkendelse, således at vi kan kontakte dig i forbindelse med, at ordren er færdig, eller ved eventuelle tvivlsspørgsmål, og så vi kan sikre os, at vi ikke udleverer din ordre, som måske er halvt eller helt betalt, til en anden.

Disse oplysninger vil, med dit samtykke naturligvis, lægges ind i vores database, som giver både dig og os mulighed for, at tilgå dem digitalt. Hvis du benytter vores kundedatabase gennem et medlemskab af Castens Clubben, kan du selv tilføje størrelser, dimensioner og præferencer og disse oplysninger vil ligeledes blive opbevaret af Castens. Oplysningerne kan til enhver tid slettes efter ønske, men vi kan desværre ikke tilbyde at kunne genskabe dem, når de først er blevet slettet. Derudover bliver din IP adresse registreret fra din computer, mobil, tablet eller anden enhed, som du benytter til at tilgå vores hjemmeside med. Foretager du et køb på vores webshop indsamler vi oplysninger om dine betalingsoplysninger, som bruges til at ekspedere din ordre.

Hvordan deler Castens dine data med tredjeparter?

Der er flere parter involveret, når du som kunde bliver ekspederet hos Castens. Dels bliver vi nødt til at dele dine persondata, når vi fakturer din ordre gennem vores faktureringssystem og dels registreres din kortbetaling gennem vores finansielle institutioner såsom bank, betalingsgateway og kortindløser. Disse oplysninger er nødvendige at indsamle og dele med disse tredjeparter, for at kunne gennemføre en betaling. Oplysninger som behandles af tredjeparter behandles udelukkende på vegne af Castens og må ikke anvendes til egne formål. Vi hverken sælger eller udlejer dine persondata til andre firmaer!

Hvordan opbevarer og beskytter vi dine data hos Castens?

Vi opbevarer dine persondata, så længe det er nødvendigt, for at kunne tilbyde dig brugen af vores tjenester, eller for at kunne levere vores tjenester til dig; herunder udførelse af smykkeordre, levering af ordre, samt videre ekspedition, nyhedsbrevsmodtagelse og Clubmedlemskab. Alle persondata er omfattet af denne erklæring om databeskyttelse. Har du spørgsmål vedrørende opbevaringsperioden for bestemte typer af persondata, er du velkommen til at kontakte os.

Vi anvender passende systemer og procedurer for at beskytte dine personlige oplysninger. Vi har også sikkerhedsforanstaltninger, samt tekniske og fysiske begrænsninger for adgang til og brugen af de personlige oplysninger, der ligger på vores servere. Det er kun autoriserede medarbejdere, som bruger oplysninger i forbindelse med deres arbejde, der får adgang til oplysningerne.

Hvordan behandler Castens persondata for børn?

Med mindre andet fremgår, kan man hos Castens kun tilgå vores tjenester, såfremt man er over 16 år. Vi behandler kun oplysninger om børn med forældres eller værges tilladelse, eller hvis oplysningerne er indgivet af forældre eller værge.

Hvordan kan du tilgå, ændre eller på anden måde kontrollere de oplysninger du har delt med Castens?

Du har altid ret til at tilgå dine persondata. Det kan du selv gøre digitalt, hvis du er medlem af Castens Clubben, hvor du også har mulighed for at ændre dine oplysninger. Du kan også altid bede om at få udleveret en kopi af dine personlige oplysninger, hvis du ikke har mulighed for den ovennævnte tilgang. Du har ligeledes muligheden for, til enhver tid at få dine personlige oplysninger slettet eller på anden vis begrænset, ligesom du har ret til at bede os om at videregive dine oplysninger til tredjepart.

Har du selv ændret dine persondata gennem dit clubmedlemskab, er det dit egent ansvar, at sikre, at dine persondata er korrekte og i tilfælde af, at de er ukorrekte eller mangelfulde, beder vi dig rette disse eller meddele os det omgående.

I de tilfælde, hvor vi anvender dine persondata med samtykke fra dig, har du ret til at trække dit samtykke tilbage, dog ikke med tilbagevirkende kraft.

Persondata du deler med os om andre

Det kan være du køber et smykke til en anden person og i den forbindelse giver os oplysninger om en anden person. Her må vi påpege, at det er dit ansvar, at den person, hvis oplysninger du har videregivet, får besked herom. Er det en gave, skal personen have oplysningen umiddelbart efter gaveoverrækkelsen. Har vi registreret vedkommendes email adresse, kan vedkommende selv oprette et Castens Club medlemskab og får i den forbindelse også mulighed for at tilgå sine personoplysninger hos os. Vil vil naturligvis til hver en tid slette oplysninger om en gavemodtager, skulle dette ønskes.

Persondata til brug ved markedsføring

Vi anvender undertiden dine oplysninger til marketingsformål som f.eks. ved udsendelse af nyhedsbreve. Du kan nemt og når som helst framelde dig emailmarkedsføring – du skal blot klikke på ”frameld”, der findes i bunden af alle nyhedsbreve. Bemærk, at du fortsat har mulighed for at være medlem af clubben, selv om du fravælger nyhedsbrevet. Når du deltager i konkurrencer, vil vi ligeledes indsamle og opbevare de data du opgiver, og du vil til hver en tid kunne få disse data slettet ved at kontakte os.

Persondatabeskyttelse og de sociale medier

Hos Castens bruger vi sociale medier, som giver os mulighed for at markedsføre vores produkter, samtidig med at det gør det enklere for dig at følge med i nyheder, lave ønskelister og bestille varer online. Dette bevirker, at vi indsamler nogle af dine persondata gennem de sociale medier.

Som noget nyt kan du logge ind på din Castens Clubben gennem Facebook, da vi har integreret medierne med hinanden, så du slipper for at huske flere adgangskoder. Disse konti kan dog til hver en tid frakobles igen, hvis ikke du ønsker integrationen længere. Så længe dine konti er integreret bliver visse oplysninger tilgængelige for udbyderen af det sociale medie og Castens får automatisk oplyst informationer, som er offentligt tilgængelige på dine konti på de sociale medier. Ønsker du ikke dette, kan du redigere dine indstillinger individuelt på de forskellige sociale medier og det ændrer ikke noget for brugen af vores tjenester.

Hvis du benytter dig af vores Facebookside, enten ved blot et like eller hvis du deltager i konkurrencer eller des lignende, kan Facebook ligeledes indsamle data om dine handlinger. Disse vilkår er dog noget du til en hver tid kan ændre på din facebookkonto og som du har skullet acceptere hos Facebook og andre sociale medier for nylig på grund af den nye persondataforordning.

Når vi behandler dine persondata, som beskrevet ovenfor, er det på følgende lovmæssige grundlag:

Castens forholder sig til det lovmæssige grundlag, når vi behandler visse persondata for at kunne opfylde vores aftale med dig. Det vil sige, at vi ikke kan gennemføre en bestilling af en ordre, uden at visse personlige oplysninger opgives og opbevares så længe ordren er aktiv. Castens opererer ud fra et samtykke til, at persondataoplysningerne gemmes og i fald de ønskes slettet, gør vi det uden videre.

Ansvarshavende i forhold til behandling af persondata hos Castens

Castens administration har ansvaret for behandlingen af dine persondata. Castens er en privatejet virksomhed som har adresse på Holbergsgade 19a, 1057 København K. Kontakt kan ske på tlf.: 32200444 eller mail: design@castens.com

Klager og indsigelser

Du har ret til at få oplyst, hvilke af dine personoplysninger, vi har. Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger anvendes. Du kan også tilbagekalde dit samtykke til, at der bliver behandlet oplysninger om dig. Hvis de oplysninger, der behandles om dig, er forkerte har du ret til at de bliver rettet eller slettet. Dette kan du selv gøre via dit medlemskab af Castens Clubben, din modtagerstatus af nyhedsbrevet eller ved at henvende dig direkte til: design@castens.com. Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.